Contratar a tu primer trabajador es uno de los momentos más importantes para cualquier autónomo o pequeña empresa. Normalmente significa que el negocio está creciendo y que ha llegado el momento de incorporar a otra persona al equipo.
Pero también aparecen muchas preguntas: ¿cuánto cuesta realmente contratar a un trabajador?, ¿qué trámites hay que realizar?, ¿cuánto se paga de Seguridad Social?, ¿puede un autónomo contratar empleados?
La respuesta a esta última pregunta es sí. Un autónomo puede contratar trabajadores, pero desde ese momento también adquiere una serie de obligaciones laborales y administrativas.
En esta guía te explicamos los principales pasos que debes tener en cuenta antes de realizar tu primera contratación.
¿Puede un autónomo contratar a un trabajador?
Sí. Ser autónomo no significa tener que trabajar solo.
Un trabajador por cuenta propia puede contratar empleados igual que una empresa, siempre que cumpla con las obligaciones correspondientes como empleador.
Esto implica, entre otras cuestiones, gestionar el alta del trabajador, formalizar correctamente la relación laboral, pagar la nómina y las cotizaciones sociales y cumplir con las obligaciones laborales aplicables.
Por tanto, no necesitas constituir una Sociedad Limitada únicamente porque quieras contratar a tu primer empleado.
La decisión entre continuar como autónomo o crear una sociedad debería analizarse teniendo en cuenta el conjunto de tu situación: ingresos, riesgos, crecimiento esperado, estructura del negocio, socios y fiscalidad.
¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador?
Este es probablemente uno de los puntos que más dudas genera cuando llega el momento de realizar la primera contratación.
Uno de los errores habituales es pensar que el coste de contratar a una persona equivale únicamente a su salario bruto.
No es así.
El coste empresarial incluye, además del salario, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa y otros posibles costes relacionados con la contratación.
De forma simplificada:
Coste del trabajador = salario bruto + Seguridad Social a cargo de la empresa + otros costes asociados
Por eso, antes de realizar una oferta salarial conviene calcular el coste laboral total que tendrá la incorporación para el negocio.
Un ejemplo sencillo
Imagina que quieres contratar a una persona con un salario bruto de 24.000 euros anuales.
No deberías presupuestar únicamente esos 24.000 euros.
A esa cantidad tendrás que añadir las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social que correspondan. El importe concreto dependerá, entre otros factores, del contrato, las contingencias aplicables y las características de la relación laboral.
Además, pueden existir otros costes asociados a la incorporación:
- Prevención de riesgos laborales.
- Equipamiento y ordenador.
- Software y licencias.
- Formación.
- Seguros, cuando correspondan.
- Espacio de trabajo.
- Gestión laboral.
Por eso es recomendable realizar los cálculos antes de decidir el salario o formalizar la contratación.
Comprueba qué convenio colectivo corresponde
Antes de preparar el contrato hay una cuestión especialmente importante: identificar el convenio colectivo aplicable.
El convenio puede determinar aspectos como:
- Salario según categoría profesional.
- Jornada laboral.
- Horarios.
- Vacaciones.
- Periodos de prueba.
- Complementos salariales.
- Clasificación profesional.
No deberías establecer las condiciones del trabajador únicamente tomando como referencia el Salario Mínimo Interprofesional.
El convenio aplicable puede establecer condiciones superiores que tendrás que respetar.
Date de alta como empresario en la Seguridad Social
Si nunca has contratado trabajadores, tendrás que realizar previamente los trámites necesarios ante la Seguridad Social para poder actuar como empleador.
Entre ellos puede estar la inscripción del empresario y la obtención del Código de Cuenta de Cotización (CCC) correspondiente.
Este código permite identificar al empresario en sus relaciones con la Seguridad Social respecto de sus trabajadores.
Una vez preparada esta parte, podrás gestionar correctamente las altas y cotizaciones de tus empleados.
Da de alta al trabajador antes de que empiece a trabajar
Este punto es fundamental.
El trabajador debe estar correctamente dado de alta en la Seguridad Social antes de iniciar la prestación de servicios.
Para tramitar el alta necesitarás distintos datos del trabajador y de la relación laboral, como:
- Datos identificativos.
- Número de la Seguridad Social.
- Fecha de inicio.
- Tipo de contrato.
- Jornada.
- Grupo de cotización.
- Información laboral correspondiente.
No conviene dejar este trámite para después de la incorporación.
Formaliza correctamente el contrato de trabajo
El siguiente paso es establecer las condiciones de la relación laboral.
Tendrás que determinar cuestiones como:
- Tipo de contrato.
- Jornada completa o parcial.
- Horario.
- Salario.
- Categoría profesional.
- Periodo de prueba, cuando corresponda.
- Centro o modalidad de trabajo.
- Convenio colectivo aplicable.
Además, habrá que cumplir con las obligaciones de comunicación y registro que correspondan.
Aquí es especialmente importante evitar utilizar modelos genéricos sin comprobar previamente si realmente se adaptan al puesto, al convenio y a las circunstancias de la empresa.
Organiza la prevención de riesgos laborales
Desde el momento en el que tienes trabajadores aparecen también obligaciones relacionadas con la prevención de riesgos laborales (PRL).
La empresa debe organizar adecuadamente la prevención y evaluar los riesgos relacionados con los puestos de trabajo.
Las necesidades concretas dependerán del tipo de actividad, los riesgos existentes y la estructura de la empresa.
Incluso cuando el trabajo se realiza principalmente desde una oficina o mediante ordenador, la prevención de riesgos laborales no debería ignorarse.
Prepara la nómina y las cotizaciones
Una vez contratado el trabajador, comienza la gestión laboral recurrente.
Cada mes tendrás que gestionar, entre otras cuestiones:
- Nómina.
- Cotizaciones a la Seguridad Social.
- Retenciones de IRPF cuando correspondan.
- Vacaciones.
- Bajas e incidencias.
- Modificaciones contractuales.
- Posibles variables salariales.
Es decir, contratar no consiste únicamente en realizar un alta inicial. La relación laboral genera una serie de obligaciones que continúan mientras el trabajador forme parte de la empresa.
Ten en cuenta las obligaciones fiscales
Las contrataciones también tienen implicaciones fiscales.
Cuando la nómina del trabajador lleva retención de IRPF, la empresa o autónomo actúa como retenedor y debe ingresar esas cantidades a Hacienda mediante los modelos correspondientes.
Por eso es importante coordinar correctamente la parte laboral, contable y fiscal.
Una contratación mal gestionada puede generar diferencias entre las nóminas, las cotizaciones y las declaraciones fiscales.
Calcula si tu negocio puede asumir la contratación
Antes de contratar a tu primer trabajador conviene hacerse una pregunta que va más allá de los trámites:
¿Puede mi negocio asumir este coste de forma sostenible?
No analices únicamente si puedes pagar la próxima nómina.
Haz una previsión para varios meses teniendo en cuenta:
- Coste laboral total.
- Situación de tesorería.
- Ingresos recurrentes.
- Estacionalidad del negocio.
- Inversiones previstas.
- Impuestos.
- Otros gastos fijos.
También conviene plantearse qué impacto debería tener esa incorporación.
Una contratación puede permitirte aumentar las ventas, atender a más clientes, liberar tiempo o mejorar determinadas áreas del negocio.
El objetivo debería ser entender qué aporta la nueva incorporación y qué coste supone para la empresa.
Checklist para contratar a tu primer trabajador
Antes de que llegue su primer día, comprueba que tienes estos puntos preparados:
- Has calculado el coste laboral total.
- Has identificado el convenio colectivo aplicable.
- Has definido el puesto, la jornada y el salario.
- Has realizado los trámites necesarios como empleador.
- El trabajador está dado de alta en la Seguridad Social.
- El contrato está correctamente preparado.
- Has organizado la prevención de riesgos laborales.
- Tienes preparada la gestión de nóminas y cotizaciones.
- Has revisado las obligaciones fiscales asociadas.
- Has comprobado que la empresa puede asumir el coste.
¿Necesito una gestoría para contratar a un trabajador?
No necesariamente tienes que contratar una gestoría para poder incorporar a un empleado.
Sin embargo, la gestión laboral implica altas, contratos, nóminas, cotizaciones, retenciones, convenios, bajas, vacaciones y otras posibles incidencias.
Cuando una empresa empieza a contratar, externalizar esta parte puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de cometer errores.
Además, una buena gestión laboral no debería empezar el día en que se prepara la primera nómina.
Lo recomendable es analizar previamente qué contrato realizar, cuál será el coste empresarial y qué obligaciones tendrá el negocio.
Tu primer trabajador cambia tu negocio
Contratar a la primera persona suele ser una buena noticia: significa que el negocio necesita más capacidad para seguir creciendo.
Pero también supone pasar a una nueva etapa.
A partir de ese momento ya no solo tendrás que gestionar clientes, facturas e impuestos. También tendrás responsabilidades como empleador.
Preparar correctamente la contratación desde el principio te permitirá concentrarte en algo mucho más importante: conseguir que esa nueva incorporación ayude a crecer al negocio.
¿Estás pensando en contratar a tu primer trabajador?
En WeCounts podemos ayudarte a calcular el coste de la contratación y gestionar las altas, contratos, nóminas, cotizaciones y obligaciones laborales de tu empresa.
Así puedes incorporar a tu primer empleado con todo correctamente organizado desde el primer día.